Integritetspolicy för NTM:s annonskunder

Persondata2022-05-19 15:29

1. Information om behandling av personuppgifter och personuppgiftsansvar

Norrköpings Tidningars Media AB eller något av dess dotterbolag (dessa kallas gemensamt NTM i nedan text) samlar in och behandlar personuppgifter för våra kunder, samarbetspartners eller medarbetare hos våra annonsörer med koppling till vår annonsförsäljning. Information om privatpersoner sparas även om personen köper annonsplats direkt, t.ex. i samband med en dödsannons. Det är vårt ansvar att behandla uppgifterna på ett säkert sätt enligt både rättsliga krav och de förväntningar våra annonsörer har.

Norrköpings Tidningars Media AB eller något av dess dotterbolag är det företag som är personuppgiftsansvarig för den behandling av dessa personuppgifter och beskrivs närmare i denna policy.

Denna policy fokuserar på data som behandlas i samband med NTMs annonsförsäljning, och innefattar således t.ex. inte hantering eller insamling av personuppgifter som rör användare på NTMs sajter.

Insamling av personuppgifter och ändamål (syftet med insamling och behandling av persondata)
Personuppgifterna som NTM samlar in i samband med annonsaffärer används främst för att kunna fullfölja vår säljprocess, samt för att kunna upprätthålla kontakten med våra aktiva kunder. Aktiviteter som förknippas med detta är bland annat orderuppföljning, fakturering och färdigställande av avtal. Detta kan till exempel innebära att vi sparar namn och telefonnummer för att kunna följa upp en kundkontakt efter ett säljmöte. Ett annat exempel är att vi sparar kontaktuppgifter till en person som arbetar för ett företag som är kund hos NTM Media i ett avtal.

NTM Media sparar också personuppgifter för att kunna redovisa ett fullständigt bokföringsunderlag, i enlighet med bokföringslagen. Denna data utgörs exempelvis av namn på kundreferenser som sparas i fakturor.

Hur samlar vi in dina uppgifter?
Vi samlar in dina personuppgifter på följande sätt:

  1. Då du fyller i något av våra online kontaktformulär
  2. Då du är i kontakt med våra säljare eller partners för köp av annonsplaceringar
  3. Från tredjepartsleverantör av data, såsom UC eller Goava
  4. Vid deltagande på något av våra event

2. Kategorier av personuppgifter (vilka personuppgifter behandlas)

Nedan listas en fullständig förteckning över de personuppgifter som samlas in i samband med NTM Medias annonsaffär.

  • Namn - Namnet på en kontaktperson hos ett företag som är kund (annonsör) hos NTM Media.
  • Telefonnummer - Telefonnummer till en kontaktperson hos ett företag som är kund (annonsör) hos NTM Media.
  • E-mailadress - E-mailadress till en kontaktperson hos ett företag som är kund (annonsör) hos NTM Media.
  • Titel - Titel för en kontaktperson hos ett företag som är kund (annonsör) hos NTM Media.
  • Uppdragsgivare - Kund/samarbetspartner/annonsör som är det företag en kontaktperson företräder.
  • Organisationsnummer/Personnummer - Organisationsnummer för företag/personnummer för enskild firma eller privatperson.
  • Mötesanteckningar - Anteckningar från möten och samtal med våra säljare som skrivs in i fritextfält i våra system.
  • Adress - Adress till kund (annonsör) hos NTM.
  • Mailkonversationer - E-post som innehåller personuppgifter som du skickat respektive tagit emot via din mailadress

3. Lagringstid

Personuppgifter som rör företag som köper annonsplatser sparas en viss tid för att sedan raderas. Vilka typer av data som sparas och hur länge kan du se i listan här nedan. NTM Media behöver spara vissa personuppgifter som underlag i vår bokföring, dessa uppgifter sparas i enlighet med bokföringslagen.

  • Lagringstid: 12 månader om ingen kontakt har skett annars 48 månader efter senaste kontakten eller affär gjorts
    • Namn
    • Telefonnummer
    • E-mailadress
    • Titel
    • Mailkonversationer
    • Mötesanteckningar
    • Uppdragsgivare 
    • Organisationsnummer/Personnummer
    • Uppdragsgivares besöks och faktureringsadress
  • Lagringstid: 8 år
    • Fakturaunderlag (säljorder)
  • Lagringstid: 10 år från det att avtalstiden gick ut.
    • Avtalsinformation

4. Rättslig grund

För att det ska vara lagligt att behandla personuppgifter krävs först och främst rättslig grund.
Dataskyddslagstiftningen ger flera alternativa rättsliga grunder. I matrisen under nästa rubrik (6. Översikt Personuppgifter) listas vilken rättslig grund som NTM lutar sig mot för respektive behandling av personuppgifter. Här nedan finns en beskrivning av de olika typerna av rättslig grund vi lutar oss mot.

Avtal: Den registrerade har ett avtal eller ska ingå ett avtal med oss. I de fall vi stödjer oss på avtal är behandlingen nödvändig för att vi ska kunna uppfylla avtalet och följden av att inte tillhandahålla uppgifter innebär att vi inte kan sluta ett avtal.

Intresseavvägning: Vi har gjort en så kallad intresseavvägning där personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för ett ändamål som rör ett berättigat intresse, och att den registrerades intresse av skydd för sina personuppgifter inte väger tyngre.

Rättslig förpliktelse: I vissa fall är vi skyldiga att hantera uppgifter en viss tid på grund av lagkrav.

5. Översikt personuppgifter

I listan nedan ges en översikt över de personuppgifter som NTM samlar in, vilket ändamål de används till samt vilken rättslig grund som ligger bakom behandlingen.

  1. Ändamål: För att kunna fullfölja vår säljprocess i form av prospektering av nya potentiella kunder, registrering av avtal och bokning av ordrar lagrar vi kontaktinformation om bolagen och dess medarbetare
    Rättslig grund: Intresseavvägning - Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigat intresse av att driva försäljning
    Kategori av personuppgift
    • Namn
    • Telefonnummer
    • Titel
    • E-postadress
    • Arbetsgivare
    • Mötesanteckningar
    • Mailkonversationer
  2. Ändamål: För att kunna informera och kommunicera med personer som på olika sätt är kontaktpersoner hos leverantörer, samarbetspartners och kunder till NTM.
    Rättslig grund: Intresseavvägning - Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att informera och utveckla vår relation med våra kunder.
    Kategori av personuppgift
    • Namn
    • Telefonnummer
    • Titel
    • E-postadress
    • Arbetsgivare
    • Mötesanteckningar
    • Mailkonversationer
  3. Ändamål: För att analysera våra arbetsmetoder och utveckla vårt arbetssätt.
    Rättslig grund: Intresseavvägning - Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att analysera, förbättra och utveckla vårt arbete och våra system.
    Kategori av personuppgift
    • Namn
    • Telefonnummer
    • Titel
    • E-postadress
    • Arbetsgivare
    • Mötesanteckningar
    • Mailkonversationer
  4. Ändamål: För att fakturera enskilda firmor och privatpersoner krävs det att vi sparar information om köparen.
    Rättslig grund: Intresseavvägning - Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att analysera, förbättra och utveckla vårt arbete och våra system.
    Kategori av personuppgift
    • Namn
    • Organisationsnummer /Personnummer
    • Telefonnummer
    • Adress
    • E-postadress
    • Mötesanteckningar
    • Mailkonversationer
  5. Ändamål: För att genomföra kreditupplysning.
    Rättslig grund: Fullföljande av avtal
    Kategori av personuppgift
    • Namn
    • Organisationsnummer /Personnummer
    • Telefonnummer
    • Adress
    • Information om kreditvärdighet och skulder

6. Användning av personuppgiftsbiträden

Vi använder oss av leverantörer för att kunna leverera våra tjänster. Ett exempel på en leverantörstjänst som vi erhåller är kapacitet för lagring av data. Tjänsteleverantörerna är våra så kallade personuppgiftsbiträden. Det betyder att vi fortfarande har ansvaret för personuppgiftsbehandlingen. Företaget som är personuppgiftsbiträde får bara behandla personuppgifter för att leverera den aktuella tjänsten till oss. De får inte behandla uppgifterna på något annat sätt än vad vi bestämmer. Detta betyder att de inte heller får använda uppgifterna för egna syften. Vår användning av personuppgiftsbiträden utvärderas noga, bland annat avseende informationssäkerhet för att säkerställa att uppgifterna behandlas korrekt. Vi ingår skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal med våra leverantörer i enlighet med kraven i lagstiftningen.

Vissa av våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter utanför Sverige och EU/EES. När så sker har vi gjort en bedömning kring att uppgifterna skyddas på lämpligt sätt.

7. Rättigheter och hur de kan nyttjas

Du som är kund, samarbetspartner eller medarbetare hos våra annonsörer är alltid ägare av de personuppgifter vi sparar. Det innebär att du har rätt att få tillgång till den data vi har, samt att begära att rättas eller tas bort från våra system. Du kan också begära att vi begränsar behandlingen av din data om du gör bedömningen att vi behandlar den på ett olagligt sätt.

Nedan finner du en lista på hur du kan använda dina rättigheter:

  • Du har rätt att begära ett utdrag kring vilka personuppgifter vi har om dig.
  • Du har rätt att begära felaktiga personuppgifter rättade.
  • Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas. De uppgifter som inte behöver vara kvar på grund av rättslig förpliktelse eller avtal kommer då raderas eller anonymiseras.
  • Du har rätt att invända mot och begära om begränsad behandling. Under vissa omständigheter kan vi behandla personuppgifter där behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra berättigade intressen, förutsatt att de registrerades rättigheter och friheter inte väger tyngre. I sådana fall har du, den registrerade, rätten att invända mot att vi behandlar personuppgifter om dig. Som huvudregel kommer vi att stoppa behandlingen av personuppgifterna, och detta gäller undantagslöst om syftet är direkt marknadsföring. Under vissa omständigheter har du också möjlighet att begära att behandlingen av dina personuppgifter stoppas eller begränsas. Om du nyttjar denna rätt får dina personuppgifter endast behandlas baserat på ditt samtycke eller för vissa andra ändamål som framgår direkt av dataskyddslagstiftningen.

Alla begäranden ska göras skriftligen samt av dig personligen. Detta innebär att du, om du mejlar in din begäran, måste kontakta oss från samma mejladress som vi har registrerad på dig i vårt kundregister. Vid fysiskt besök behöver du legitimera dig.

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten:

Formulär för klagomål

Observera att ovan rättigheter inte gäller för innehåll i annonsmaterial då det inte berörs av dataskyddslagstiftningen.

8. Hur kontaktar du oss vid frågor kring personuppgiftsskydd eller för att utöva dina rättigheter?

För att använda dina rättigheter eller om du har frågor kring vår personuppgiftsbehandling enligt denna policy vänligen kontakta oss per e-post till dataskydd@ntm.eu.

Norrköpings Tidningars Media AB (org nr 556741-2340)
Postadress: Stohagsgatan 2, 601 83 Norrköping 
Tel: 075-245 60 00

Uppdateringar av denna policy

Informationen om NTM Medias personuppgiftsbehandling kan komma att uppdateras vid behov. Senaste uppdatering: 2022-03-01